Strony umowy najmu: właściciel mieszkania - wynajmujący oraz najemca, określamy poprzez podanie ich imion i nazwisk, adresów, nr dowodów osobistych oraz NIP-ów. W interesie najemcy jest sprawdzenie czy wynajmujący jest właścicielem mieszkania.

Dokładnie opisać przedmiot najmu, przez podanie: adresu mieszkania, zaznaczyć jego status prawny (np. własnościowe, nr księgi wieczystej), poziom mieszkania w budynku, ilość pięter w budynku, położenie okien, ilości pomieszczeń z których się składa i ich charakter (np. 2 pokoje, kuchnia), dodatkowe instalacje, balkon, miejsce parkingowe, garaż. Zaznaczyć w umowie jaka jest powierzchnia użytkowa i mieszkalna. Przez powierzchnię użytkową - należy rozumieć powierzchnię wszystkich pomieszczeń, a w szczególności pokoi, kuchni, spiżarni, przedpokoi, alków, holi, korytarzy, łazienek oraz innych pomieszczeń służących mieszkalnym i gospodarczym potrzebom lokatora, bez względu na ich przeznaczenie i sposób używania; za powierzchnię użytkową mieszkania nie uważa się powierzchni balkonów, tarasów i loggii, antresoli, szaf i schowków w ścianach, pralni, suszarni, wózkowni, strychów, piwnic i komórek. Przez powierzchnię mieszkalną - należy rozumieć powierzchnię wszystkich pokoi, a w przypadku lokali jednoizbowych powierzchnię całkowitą pomniejszoną o 4 m2 (pokój z funkcją kuchni).
Istotne jest podanie jakiemu celowi ma wynajmowany lokal służyć, np. w celu zaspokojenia potrzeb mieszkaniowych, oraz czy najemca jest uprawniony do używania innych pomieszczeń przynależnych do lokalu.

Umowa najmu powinna określać wysokość czynszu i inne opłaty mieszkaniowe niezależne od wynajmującego, np. prąd, woda, energia cieplna, gaz.

Uzgodnić sposób zapłaty: np. przelewem na konto w terminie do, czynsz płatny z góry do 10 dnia każdego miesiąca na konto wynajmującego, inne opłaty uiszcza najemca do rąk własnych wynajmującego.

Oprócz czynszu wynajmujący może pobierać jedynie opłaty niezależne od właściciela, tzn. opłaty które mogą być pobierane przez właściciela tylko w przypadkach, gdy korzystający z mieszkania nie ma zawartej umowy bezpośrednio z dostawcą mediów lub usług. W umowie warto wyliczyć wszystkie opłaty mieszkaniowe, kto i jak będzie je regulował, przede wszystkim opłaty administracyjne, fundusz remontowy, opłaty za energię, wodę, gaz, wywóz nieczystości.

Właściciel ma prawo wymagać od najemcy, aby utrzymywał on wynajmowane mieszkanie we właściwym stanie technicznym i higieniczno-sanitarnym. Najemca musi przestrzegać regulaminu porządku domowego, w tym także dbać i chronić przed uszkodzeniem lub dewastacją części budynku przeznaczone do wspólnego użytku (np. windy osobowe, klatki schodowe, korytarze, pomieszczenia zsypów). Wszelkie "przeróbki" w mieszkaniu lub poważniejsze zmiany konstrukcyjne, stawianie i rozbieranie ścianek działowych, przebudowa balkonów, loggii, zakładanie krat i instalowanie dodatkowych kranów i wanien powinny wymagać pisemnej zgody właściciela. Warto aby najemca zaznajomił się z regulaminem porządku domowego i w umowie najmu zobowiązał się do jego przestrzegania. Najemca nie może czynić w mieszkaniu zmian sprzecznych z umową. Jeżeli najemca mieszkania w sposób rażący i uporczywy nie stosuje się do reguł porządku domowego, wynajmującemu przysługuje uprawnienie do wypowiedzenia najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Zwykle opuszczający mieszkanie najemca nie ma czasu ani ochoty na odświeżenie mieszkania, w przeciwieństwie do nowego najemcy dla którego jest to ważne aby mieszkanie było ładne i czyste. Odnowienie mieszkania to ważny element negocjacji z najemcą, który powinien być jasno określony i wykonany. Starając się wynająć mieszkanie przeznaczone do renowacji, dajemy przyszłemu najemcy możliwość osobistego wyboru materiałów renowacyjnych.

Uzgadniamy i zapisujemy w umowie najmu, czy podnajem jest dopuszczalny.

Protokół przekazania mieszkania powinien w szczegółowy sposób opisywać mieszkanie, elementy wyposażenia, stan liczników, powinien być podpisany przez wynajmującego i najemcę i stanowić załącznik do umowy najmu. Ustalić należy wszelkie braki oraz sposób ich usunięcia, np. konieczność odświeżenia mieszkania. Nie zapominajmy o umieszczeniu informacji o przekazaniu kompletów kluczy.

Protokół przekazania mieszkania po zakończeniu najmu jest ważny dla wynajmującego, jak i dla najemcy, stanowi podstawę do końcowego rozliczenia się stron i zwrotu kaucji. Powinien zawierać datę (datę zwrotu mieszkania) opis wszelkich usterek i stanu zużycia mieszkania, odpis liczników, być podpisany przez wynajmującego i najemcę. Najemca jest zobowiązany zwrócić mieszkanie w stanie niepogorszonym. Roszczenia każdej ze stron powinny być udowodnione, co w przypadku braku np. protokołu zdawczo-odbiorczego będzie trudne. Roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy ulegają przedawnieniu z upływem roku od dnia zwrotu mieszkania.

Wynajmujący może uzależnić zawarcie umowy najmu od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej na pokrycie należności z tytułu najmu. Taka kaucja nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za dane mieszkanie, zwykle jest to 2, 3-krotny czynsz najmu bez opłat dodatkowych. Po zakończeniu najmu - wynajmujący zwraca ją w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu przez najemcę (po potrąceniu swoich należności). Waloryzowana kwota kaucji na dzień jej zwrotu powinna odpowiadać krotności aktualnego czynszu. Jeśli np. była pobrana za dwa miesiące - dwukrotności aktualnego czynszu.

Czas trwania najmu powinien być w umowie dokładnie określony. Umowa najmu może być zawarta na czas nieoznaczony lub oznaczony, nie ma limitu, który określałby minimalny okres, na który trzeba zawrzeć umowę na czas oznaczony.

Właściciel mieszkania, jeśli podpisał umowę najmu na czas nieoznaczony, ma prawo do wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego zgodnie z Kodeksem cywilnym. Stosownie do treści art. 673 Kodeksu cywilnego, jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Ścisłe określenie granic czasowych łączącego strony stosunku najmu ma dla stron charakter gwarancyjny. Oznacza to, że w razie zawarcia umowy najmu na czas oznaczony, jej wypowiedzenie dopuszczalne jest tylko wtedy, jeśli strony przewidziały taką możliwość w umowie. Jeśli taki zapis w umowie się nie pojawił, z zasady umowy najmu nie może wypowiedzieć żadna ze stron. Istnieją wyjątki, gdy najemca nie płaci czynszu. Zawsze jednak można rozwiązać umowę najmu za pisemnym porozumieniem stron poprzez zgodne oświadczenie woli. Jeżeli lokator mimo wygaśnięcia najmu nie opuszcza mieszkania, konieczne jest przeprowadzenie postępowania sądowego o opróżnienie lokalu mieszkalnego. W wyroku nakazującym opróżnienie mieszkania sąd orzeka o uprawnieniu do otrzymania mieszkania socjalnego. Do wypowiedzenia umowy mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego (art. 673, art. 688) i Ustawy ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i zmianie Kodeksu cywilnego (art. 11).
W uchwale z 21.11.2006 r. Sąd Najwyższy uznał, że strony umowy najmu zawartej na czas oznaczony mogą ją rozwiązać na podstawie ogólnego zapisu, że jest to dopuszczalne z ważnych przyczyn.

Zgodnie z Ustawą o ochronie praw lokatorów właściciel może podwyższyć czynsz albo inne opłaty za używanie lokalu, obecnie praktycznie bez żadnych problemów o 10 proc. rocznie. Wypowiedzenie wysokości czynszu albo innych opłat za używanie lokalu powinno być pod rygorem nieważności dokonane na piśmie.

Wynajmujący w drodze negocjacji może zobowiązać się do ubezpieczenia mieszkania od ognia i innych zdarzeń losowych, natomiast najemca do zabezpieczenia własnego mienia w zajmowanym lokalu przed kradzieżą, włamaniem i rabunkiem, co warto również zaznaczonyć w podpisywanej umowie najmu. Odpowiedzialność za szkody wyrządzone osobom trzecim związane z wynajmem ponosi najemca. Ubezpieczenie powinno obowiązywać przez cały czas trwania umowy.

Prawem osobistym każdego człowieka według art. 50 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej jest nienaruszalność mieszkania. Istnieją jednak wyjątki od zasady nienaruszalności mieszkania, w których wejście do cudzego mieszkania jest konieczne.

Zwykle wynajmujący przekazuje najemcy klucze do mieszkania w dniu oddania mieszkania w najem. Wynajmujący może mieć dodatkowy komplet kluczy do mieszkania, jednak wtargnięcie do mieszkania pod nieobecność najemcy nie jest dozwolone. W razie awarii wywołującej szkodę lub grożącej bezpośrednio powstaniem szkody najemca jest obowiązany do natychmiastowego udostępnienia lokalu w celu jej usunięcia. Jeżeli najemca jest nieobecny albo odmawia udostępnienia lokalu, wynajmujący ma prawo wejść do lokalu w obecności funkcjonariusza policji lub straży miejskiej, a gdy wymaga to pomocy straży pożarnej, także przy jej udziale. Można w umowie zaznaczyć, najemca zobowiązany jest zawiadomić wynajmującego w formie pisemnej o każdym dodatkowym zestawie kluczy będącym w jego posiadaniu oraz, że wszystkie klucze zostaną zwrócone wynajmującemu. Z doświadczenia radzimy, aby wynajmujący po zakończeniu najmu zawsze wymieniał wkładki bębenkowe do zamków w drzwiach wejściowych.

W oświadczeniu do  urzędu skarbowego wybieramy opodatkowanie przychodów z najmu: w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub na zasadach ogólnych. Jeśli przedmiotem najmu jest składnik majątku wspólnego małżonków, można skorzystać z prawa do rozliczenia całości dochodu osiągniętego z tego źródła przez jednego z nich. Oświadczenie takie o opodatkowaniu całości dochodu osiąganego z najmu składamy w urzędzie skarbowym.